有效媒体邀请的策略与时间安排

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在进行媒体邀请的过程中，掌握相关技巧显得尤为重要，这不仅关系到记者的吸引程度，也直接影响到信息的有效传达与发布效果。因此，在策划媒体邀请时，企业需要谨慎地控制信息的披露，确保不会因为过早或过多的信息泄露而影响到后续的宣传效果。一般情况下，企业应优先考虑邀请那些与自身业务紧密相关的记者，通过这种方式，能够更好地确保活动得到精准的报道，从而提升品牌的曝光率与影响力。在邀请的时间安排上，建议企业提前3到5天进行联系，以便给记者留出足够的时间进行安排与准备。同时，在发布会前一天，可以适当地进行一次提醒，以确保记者能准时到场并做好报道准备。对于那些已经建立了良好关系的媒体记者，可以选择通过电话进行直接邀请，这种方式更加亲切且高效；而对于不太熟悉的媒体或是在较为正式的场合，书面邀请函则显得更为得体和专业。这些策略的实施将有助于提升媒体的参与度，从而增强活动的整体效果，最终实现信息的有效传播与品牌形象的提升。

媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面媒体记者与摄影舆情系统开发记者一起前往。

邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。

适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会大大减弱，甚至不想再发布。无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉，在新闻发布会之前，重大的新闻内容都不可以透漏出去。

在记者邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。

影响媒体记者参加新闻发布会的几个主要因素：

一、是否对口。综合性报纸和财经类报纸不是泾渭分明，有跨行业交叉报道的可能，但是对于大多数都市报的记者而言，这种对口性是第一要务。

二、是否有贴近性。是当地政府活动还是外地政府活动？是本地企业还是外地企业？是央企还是地方龙头企业？都市类媒体更愿意参加具有“本地性”新闻活动，比如中央电视台和北京电视台记者，经常会遇到相互排挤的状况。

三、是否有新闻性。快笔头公关认为，中央媒体、全国性媒体和地方都市类媒体在新闻性的判断上是有区别的，在具备一切新闻要素的前题下，中央级综合性媒体更注重报道倾向于大背景、大主题、大角度的切入，而都市类媒体更多的从易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此，公关公司在准备新闻稿的时候，最少要有3—5个版本，并且新闻素材要更丰富。

四、是否有新闻采访权。很多新闻发布会上出现最多的是平面媒体记者的身影，这是因为新浪，搜狐等门户网站没有新闻采写权，只有几个主流新闻网络像人民网、新华网、千龙网、东方网等有采访权，而像新浪、搜狐的商业网站是没有采访权的，他们提供的内容服务基本上都是“信息集锦”——只能转载，不能独创。所以，为了让新闻发布会内容第一时间出现在网络上，邀请网媒记者出席时应区分清楚哪些能出席，哪些可以原发，哪些只能转载。

五、主办单位的身份。如果是政府部门举办的新闻发布会，那么跑口记者责无旁贷。但是net平台开发由于政府部门的车马费一般较低，记者更愿意出席有实力、有知名度的大企业召开的新闻发布会。可想而知，如果即没知名度，又没新闻点，那么要靠什么来吸引媒体了。