一个老外贸人的干货！出口操作细节流程（全）

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今天我们讲一讲外贸工作流程，包括客户开发、销售谈判、操作流程、合同签订、海运知识、售后服务、出口退税等等，方便大家更好地理解外贸出口。

01

熟悉公司产品及市场

首先要熟悉公司产品，了解产品的功能、用途、卖点，了解产品的主要应用领域。比如是用在医疗行业，还是加工制造业，还是酒店行业、油气行业、零售行业......

其次是确定公司产品的市场定位。比如，如果产品应用在加工制造业，那么东南亚、东欧、北美等加工制造业比较集中的地方，可能就是主要的目标市场......

再次是确定产品的目标客户。比如，如果公司主要生产模具，那么目标客户可能会是国外的模具公司、注塑服务公司、产品设计开发公司、各类成品厂家等等。

02

掌握开发客户的方式

在疫情期间，对外贸企业而言，与客户的传统连接方式已经失灵——无法拜访客户、多数展会也推迟或取消了。作为一个外贸新人，要开拓思路，懂得借力智能技术扩大开发途径，了解学习和使用最新的客户开发方式，比如社媒开发、利用搜索引擎投放广告等等。

当然，很多开发技能没必要一个人全掌握，在人员、资源有限的情况下，“精通”可能比“全面”更具有效率。

我见过一家模具公司，外贸团队接近50人，天天就用Facebook和Google两种方式不停地“骚扰”全球客户，也取得了相当可观的业绩，目前公司已上市。

03

报价

与客户建立业务关系后，客户常常会索要报价（Inquiry）。

而出口商需要报价给客户（offer）。这阶段会分成4个部分：客户询价，出口商报价，双方议价接受，签订合同。

上图为报价模板参考（备注下的条款，根据每个公司的情况而定）。

04

签订并履行合同

签订合同：客户在确认订单前，通常需要工厂，根据他的订淄博公关公司单数量，让出口商发送形式发票(Proforma Invoice)，简称PI。形式发票内容包含：产品规格，颜色，材料，价格，数量，包装方式，运输贸易方式，付款方式，发货时间等条款。

下图为PI模板（备注下的条款，根据各公司的实际情况做改变）。

合同履行：按照合同约定，客户支付定金或者开出信用证。出口商安排生产，按照客户要求保证品质、数量、包装，规格等没问题，按时交货。这一步，需要业务员或业务跟单员及时跟进进度，把客户对产品的要求，准确传达给生产和品质部门，确保信息无遗漏，以免出错。

下图为业务部下发订单生产表格，并分发到生产及其他各部门知悉、跟进的订单合同评审表。

05

下达生产通知

业务部门在确认交货期之后，如果满足下面三种情况，即可下达通知给工厂生产。

如果是L/C付款的客户，一般来说是在交货期前一个月确认L/C已经收到，收到后由业务员和单证员进行信用证审核，如有问题及时交由客户改正。

如果是客户，一定要确认定金是否到账。

如果是放账或者是银行D/A收汇客户，需要交由经理进行确认。

06

验货

在交货期前一周，要通知公司验货员验货。如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知计划部；如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知工厂。

07

商品检验

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

* 注意，应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条（而且大多数外贸公司都将商检环节交给专门机构来做的）。

08

发货

安排什么样的物流方式，根据贸易方式来定。

如果是(出厂价）/（离岸价），由客户指定货代来安排国际物流。

如果CIF（目的港价）、DDP（门到门），由出口商安排国平顶山市大数据精准营销公际物流到国外指定仓库和地址。

根据产品特性来确定发货方式。通常：

大而重的货物，选择海运和陆运方式比较多。

轻而小的货物，选择空运方式。

发货前需要先订仓，根据自己的生产完成时间，来确定船期，但此船期必须在客户要求的发货时间内。船期确定，我们会收到订仓确认（S/O).

对于FOB贸易方式，客户制定的出货时间，通常是船开的时间。所以我们必须提前制定好规划，将生产完成时间，比规定时间，提前至少一个礼拜，以确保可以匹配到合适的船期。

上图为Maersk马士基船公司S/O上面的主要内容，供参考。

9

投保

国际物流是一个漫长的过程。为了确保不受损失，企业是需要购买保险的。

EXW(出厂价）/FOB（离岸价）贸易方式的订单，保险由客户来安排。

而对于CIF（目的港价）、DDP（门到门）等贸易方式，保险由出口方来负责（该保险通常要求在船开前2天，就要安排）。

10

提单

提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留两份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。

进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商）。若是空运货物，则可直接用提单、箱单、发票的传真件来提取货物。

11

结汇

公司按照信用证的规定，正确缮制单据后，应在信用证规定的交单有效期内，递交银行办理议付结汇手续。

除采用信用证结汇外，其它付款的汇款方式一般有电汇(T/T)、票汇(D/D)、信汇(M/T)等方式，由于电子化的高速发展，现在汇款主要使用电汇方式。

12

售后服务

在客户收到货后，如果产品出现问题，或者因为出口商没有按照合同保证品质，导致客户在目的地市场，出现投诉、索赔等情况，客户会找出口商来解决。

业务员对待售后问题，需要慎重处理。处理的好坏，通常直接影响到客户后续的合作。

遇到这样的问题，首先要从业务员自身来看，是否有资料和信息沟通方面的错误。如果可以解决，不影响公司利益的情况下，尽快回复客户解决方案。

如果是比较严重的售后问题，要尽快反映给公司，并调查了解情况，尽快给出补偿方案，反映给客户，争取征得客户的同意和谅解。

13

退税

国家为了鼓励出口，增强商品在国际市场的竞争力，提供不同类型产品、不同费率的退税。出口退税率，从5%到17%不等。

企业必须是一般纳税人，才可以享有该权利。很多中小企业，公司没有专业的报关和财务人员，委托专业的退税代理服务机构，支付服务费来完成。

一些传统行业，或者技术含量不高的行业，利润可能主要来自退税。