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危机公关事件管理的四个阶段

时间:2020-08-08 | 标签: 危机公关 | 作者:Q8 | 来源:网络

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事件管理的准备阶段主要指活动计划确定后的启动和前期准备。这一阶段是整个活动的基础阶段，包括项目小组的组建、行动方案的完善、项目的正式启动、正式邀请的发出落实场地和现场制作等。这一阶段在整个活动管理中占据主要的工作时间，毕竟一项重大的活动需要调动广泛的资源，需要环境的充分预热，以及大量的制作和准备工作。  具体来说，这些工作包括 
(1)组建一个执行团队，确定一名负责人。该人员主要负责项目的管理、督导、监控。 
(2)根据行动方案和时间表，进行人员分工。各负其责，定期检查落实。 
(3)建立沟通协调机制。确保信息畅通，及时解决问题，并督导进程。 
(4)落实各种支持力量。与相关的支持力量签订分包协议，明确职责。 
(5)落实活动场所及其他申请手续。与活动场所签约，并确定现场活动流程和设备等。
(6)落实媒体联络、媒体邀请、新闻撰写等事宜。 
(7)落实活动参与人员、现场准备、各种文件材料、宣传品制作等事项。  在启动阶段，行动方案的完善和工作进度表的编制成为管理工作的重点，公关顾问经常借助像甘特图这种进程管理工具来规划前期工作，协调时间进程和事件进程。这种工具非常适用于具体的计划管理，能较好地展示计划的进度，操作简便准备阶段还应特别注意新闻媒体的预热以及与活动展开的节奏相协调，这需要多年的经验和技巧。
 
现场阶段 
如果已经有了严格的现场演练，那么到现场执行时就主要看现场的控制能力和应变小程序完善能力。因为现场演练的情况是可以控制的，但现场活动时，众多外界公众参与进来，并不知道具体的活动规则。因此，有必要在其入场时给予更多的指导，在入口处设立签到台和接待处，张贴活动程序，对VIP予以特别关注，注意活动期间的各种礼仪仪节等，都能收到良好的效果。即使活动进行部分调整，也容易获得参与人员的理解。现场执行必须灵活、果断，因为许多不可控因素存在，因此，对于突发的各种事件必须灵活、果断处理，适时启用应急方案，才能将影响控制在最小的范围。对于许多应急方案中没有  考虑到有关事项，应该善于协调解决。现场总监必须能承担现场的决策工作，当然，需要尽量  征得客户的同意和支持。在一项大型活动中适当安排“自由人”来充当联络人和协调人的角  色，往往也能起到非政法舆情分析常好的效果。一个好的现场执行，应该是活动顺利进行、参与人员满意、客户满意、富有成效，做到这  点确实不太容易。公关顾问对于现场执行有一套评估方法，这一手段将确保工作的落实、工作的质量，并为以后改进工作提供帮助。
 
善后阶段  许多人认为，一项活动的结束也代表事件管理的结束，其实不然。活动善后阶段是事件管理一个重要组成部分，它包括对现场数据的采集(现场人员情况、现场表现效果、出席  人员感受等)、现场图片影像资料的整编、后期新闻报道的监测等诸多工作。
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